A MATE egyetemi levéltárai feladatát képezi az illetékességi körébe tartozó szervek iratkezelésének ellenőrzése. Az Egyetem 3 közlevéltára ( a továbbiakban: Levéltárak) illetékessége a MATE egészére, annak minden szervezeti egységére, testületére, az egyetem által alapított vagy tulajdonolt szervezetekre kiterjed, beleértve a fenntartó felsőoktatási intézmény által felügyelt gazdasági társaságokat és fenntartott egyéb intézményeket is.
Az egyetem iratkezelését a hatályos Iratkezelési szabályzatban foglaltak mentén kell végezni. A hatályos Iratkezelési szabályzat gondozását, a napi iratkezelési feladatok végzését, a Poszeidon rendszer szakmai működtetését a Jogi és Közbeszerzési Igazgatóság Kancellárián működő Igazgatási, Adatvédelmi és Oktatási jogi Osztály végzi, illetve támogatja. A szervezeti egységeknek az iratátadást és/vagy iratselejtezést előkészítő munkájuk során az érintett iratok keletkezése idején hatályos szabályzat szerint kell eljárniuk. Ehhez nyújt segítséget az egyetem korábbi iratkezelési szabályzatainak összegyűjtése. Ezek minél teljesebb gyűjteményét és elérhetőségét a Levéltárvezető biztosítja, archivált Iratkezelési szabályzatot, korábbi iratnyag selejtezéséhez és rendezéséhez tőle kell kérni. 

Az egyetem mindenkori iratkezelési szabályzata azt határozza meg, hogy a MATE szervezeti egységeihez érkezett, az ott keletkezett, illetve oda továbbított iratokat jól áttekinthető és ellenőrizhető rendszer szerint kezeljék, őrizzék, selejtezzék, illetve a nem selejtezhető iratokat a levéltárnak átadják, olyan módon, hogy azok a későbbi hozzáférésre alkalmasak legyenek. A Levéltár a szabályzatban megjelölt feladatok végzését, a szabályzatban foglaltak betartását ellenőrzi a maradandó értékű iratok fennmaradásának biztosítására. Ebben a tevékenységben fontos segítségére vannak a levéltárosok mellett a MATE Központi irattárosa, az egyes Campusok és telephelyek irattárosai, adminisztrátorai.
A törvényben előírt ellenőrzést a levéltárak az általuk készített ellenőrzési terv alapján végzik. A papír alapú iratanyag felméréséhez és a korábbi ellenőrzésekhez egyes iratképzőknél korábbi felmérési adatlapok rendelkezésre állnak.

Bármely konkrét kérdés, feladat esetén keresendő személy:

dr. Dózsa Gábor Zoltán, igazgatóhelyettes, levéltárvezető
tel.: +36-20-823-0694